Sie korrespondieren zunehmend oder vorwiegend per E-Mail?

Mit dem Jahresanfang ist der Begriff des Geschäftsbriefes erweitert worden und Abmahnexperten haben ein neues Betätigungsfeld gefunden. Durch eine unauffällige Änderung im HGB gilt seit Jahrsanfang insbesondere auch die E-Mail, wenn sie geschäftlich eingesetzt wird, als Geschäftsbrief. Mit der Konsequenz, dass sie alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben eines Geschäftsbriefs aufweisen muss. Die Angaben sind, je nach Rechtsform in der das Unternehmen agiert, teilweise unterschiedlich.

Welche Angaben sind nötig?

Diese Pflichtangaben müssen gemacht werden von:

• Einzelkaufleuten ( § 37a HGB )
• Personenhandelsgesellschaften, wie z.B. OHG, KG und GmbH & Co. KG ( §§ 125a, 177a HGB )
• Gesellschaften mit beschränkter Haftung ( § 35a GmbHG )
• Aktiengesellschaften ( § 80 AktG )
• Partnerschaftsgesellschaften ( § 7 PartGG, §125a HGB )
• Genossenschaften ( § 25a GenossenschaftsG )
• Limiteds – Niederlassungen

Nicht betroffen sind Freiberufler, die sich nicht für eine handelsrechtliche Rechtsform für Ihre Tätigkeit entschlossen haben, Gesellschaften bürgerlichen Rechts ( GbR ) und Einzelunternehmer, die nicht als Kaufleute gelten. Für sie können sich aber ähnliche Pflichten u.U. aus anderen Vorschriften, z.B. § 15b GewO, ergeben. Wer ohne die erforderlichen Angaben auftritt, wird von Behördenseite aufgefordert, die Formvorschriften in Zukunft zu beachten. Bei wiederholtem Auftritt ohne die Pflichtangaben drohen dem Kaufmann Zwangsgelder in Höhe von 200 – 5000 €.